โรงแรมต้องเตรียมข้อมูลผู้เข้าพักแบบ Digital อย่างไร? จาก Check-in ถึงทะเบียนผู้พัก

อัปเดต: 30 กันยายน 2569

โรงแรมยุคใหม่ไม่ได้บริหารเพียง “ห้องพัก” แต่ต้องบริหาร ข้อมูลผู้เข้าพัก ตั้งแต่การจอง การยืนยันตัวตน การ Check-in การกำหนดห้องพัก การออกสิทธิ์เข้าห้อง จนถึง Check-out และการดำเนินการตามข้อกำหนดของหน่วยงานรัฐ

สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก Boutique Hotel, Hostel หรือโรงแรมประมาณ 8–40 ห้อง การเตรียมข้อมูลให้เป็น Digital ตั้งแต่ต้นช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ ลด Human Error ทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น และช่วยเตรียมความพร้อมหากการกำกับดูแลธุรกิจที่พักของไทยเปลี่ยนไปสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น

หลักสำคัญคือ

“เก็บข้อมูลครั้งเดียวอย่างถูกต้อง แล้วส่งต่อเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นไปยังระบบที่เกี่ยวข้อง”

ไม่ควรให้ Reservation, PMS, Self Check-in, Front Desk และระบบอื่นเก็บข้อมูลชุดเดียวกันแยกกันจนเกิดหลาย Version

ทำไมเรื่อง Digital Guest Data จึงสำคัญขึ้น?

เมื่อวันที่ 29 กันยายน 2569 รัฐบาลเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับ ร่างพระราชบัญญัติสถานที่พักแรม พ.ศ. .... ซึ่งเสนอให้กระบวนการหลายด้านของธุรกิจสถานที่พักแรมใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น

หนึ่งในสาระที่เผยแพร่คือ แนวทางให้ผู้ประกอบธุรกิจและผู้จัดการสถานที่พักแรมจัดทำ ทะเบียนผู้พักด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ และส่งข้อมูลทะเบียนผู้พักให้นายทะเบียนทุก 24 ชั่วโมงผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยข้อมูลผู้พักที่เป็นคนต่างด้าวจะถูกส่งต่อไปยังสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองตามกระบวนการที่กำหนด อย่างไรก็ตาม ประเด็นนี้ยังอยู่ใน ร่างกฎหมายที่กำลังพิจารณา ไม่ใช่ข้อกำหนดใหม่ที่มีผลบังคับใช้แล้ว ณ วันที่เขียนบทความนี้ Thai Government

สิ่งที่ผู้ประกอบการควรมองจึงไม่ใช่

“ต้องรีบซื้อ Software เพราะกฎหมายใหม่หรือไม่?”

แต่ควรถามว่า

“ข้อมูลผู้เข้าพักของโรงแรมเราเป็นระบบพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือยัง?”

ปัจจุบันโรงแรมมีหน้าที่แจ้งข้อมูลผู้เข้าพักต่างชาติอยู่แล้วหรือไม่?

สำหรับผู้เข้าพักชาวต่างชาติ มีข้อกำหนดที่ใช้อยู่ในปัจจุบันแยกจากร่างกฎหมายใหม่

ตามพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 มาตรา 38 เจ้าบ้าน เจ้าของหรือผู้ครอบครองเคหสถาน หรือผู้จัดการโรงแรมที่รับคนต่างด้าวซึ่งได้รับอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราวเข้าพัก ต้องแจ้งต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ภายใน 24 ชั่วโมง นับจากเวลาที่คนต่างด้าวเข้าพัก Immigration Test

สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองมีระบบ TM30 Online สำหรับสถานประกอบการ โรงแรม Guesthouse Apartment และที่พักประเภทอื่น เพื่อดำเนินการแจ้งผ่านอินเทอร์เน็ตได้ TM30

ดังนั้นควรแยกให้ชัดเจนว่า

สิ่งที่มีผลใช้อยู่แล้ว

การแจ้งที่พักคนต่างด้าวตามมาตรา 38 / TM30

กับ

สิ่งที่อยู่ในร่างกฎหมายสถานที่พักแรม

แนวทางทะเบียนผู้พักอิเล็กทรอนิกส์และการส่งข้อมูลทะเบียนผู้พักตามระบบใหม่

เป็นคนละประเด็นกัน

โรงแรมควรจัดการ Guest Data ตั้งแต่จุดไหน?

ในมุมของ System Architecture ข้อมูลผู้เข้าพักควรมี Flow ที่ชัดเจนตั้งแต่ก่อนแขกเดินเข้าประตูโรงแรม

ตัวอย่าง:

Reservation
↓
PMS
↓
Guest Verification
↓
Check-in
↓
Guest Registration
↓
Room Assignment
↓
Digital Door Lock / Key
↓
Guest Stay
↓
Check-out
↓
Guest Record / Reporting

สำหรับผู้เข้าพักต่างชาติ ยังมีขั้นตอนด้านการแจ้งข้อมูลที่พักตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมด้วย

หลักคิดคือ

PMS ควรทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลกลางของ Operation เท่าที่เหมาะสม แทนการให้พนักงานสร้างข้อมูลผู้เข้าพักใหม่ในหลายระบบ

1. Reservation — จุดเริ่มต้นของ Guest Data

ข้อมูลผู้เข้าพักมักเริ่มต้นก่อนวันที่แขกมาถึงโรงแรม

Reservation อาจมาจาก

• เว็บไซต์โรงแรม
• โทรศัพท์
• LINE
• OTA
• Travel Agent
• Walk-in
• Corporate Booking

ข้อมูลเบื้องต้นอาจประกอบด้วย

• ชื่อผู้จอง
• วันที่ Check-in
• วันที่ Check-out
• ประเภทห้อง
• จำนวนผู้เข้าพัก
• ช่องทางติดต่อ
• Booking Reference

หากระบบ Reservation เชื่อมกับ PMS ข้อมูลเหล่านี้สามารถไหลเข้าสู่ระบบได้โดยไม่ต้องให้ Front Office พิมพ์ใหม่ทั้งหมด

2. PMS — ควรเป็นศูนย์กลางข้อมูลการเข้าพัก

PMS หรือ Property Management System มีบทบาทสำคัญในการรวบรวมและบริหารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพัก

ตัวอย่างข้อมูลที่ PMS อาจจัดการ เช่น

• Reservation
• Guest Profile
• Room Assignment
• Check-in
• Check-out
• Room Status
• Payment Status
• Housekeeping Status
• Reporting

สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก สิ่งสำคัญไม่ใช่ว่า PMS มี Feature จำนวนเท่าไร

แต่คือ

ข้อมูลถูกต้อง ค้นหาได้ และสามารถส่งต่อไปยังระบบที่จำเป็นได้หรือไม่

3. Guest Verification — ตรวจสอบตัวตนก่อน Check-in

เมื่อผู้เข้าพักมาถึง โรงแรมต้องตรวจสอบว่าบุคคลที่มา Check-in สอดคล้องกับ Reservation และเงื่อนไขของโรงแรม

ช่องทางอาจเป็น

• Front Desk
• Self Check-in Kiosk
• Web Check-in
• Mobile Check-in

ข้อมูลที่ใช้ในการตรวจสอบขึ้นอยู่กับกระบวนการของโรงแรมและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

เช่น

• ชื่อและนามสกุล
• Booking Reference
• บัตรประจำตัว
• Passport
• ข้อมูลการจอง

สิ่งสำคัญคือระบบควรช่วยลดการคัดลอกข้อมูลจากเอกสารด้วยมือหลายครั้ง

4. Self Check-in ช่วยจัดการข้อมูลอย่างไร?

Self Check-in ไม่ได้มีหน้าที่เพียงทำให้แขก Check-in เองได้

ในมุมของ Data Flow ตัวระบบควรสามารถทำงานร่วมกับกระบวนการ เช่น

ค้นหา Reservation
↓
ตรวจสอบข้อมูลผู้เข้าพัก
↓
ยืนยัน Check-in
↓
กำหนดหรือรับ Room Assignment
↓
ส่งสถานะกลับ PMS
↓
ออก Key / Credential

หาก Self Check-in ทำงานแยกจาก PMS อาจเกิดสถานการณ์ เช่น

Kiosk บอกว่าแขก Check-in แล้ว แต่ PMS ยังแสดงว่า Not Arrived

ดังนั้น Integration มีความสำคัญมากกว่าการมี Kiosk เพียงอย่างเดียว

5. ข้อมูลอะไรที่โรงแรมควรจัดโครงสร้างให้เป็นระบบ?

ไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลทุกอย่างที่สามารถเก็บได้

ควรเริ่มจากข้อมูลที่จำเป็นต่อ

• Operation
• การให้บริการ
• การปฏิบัติตามกฎหมาย
• การรักษาความปลอดภัย
• Accounting
• Customer Service

ตัวอย่างโครงสร้างข้อมูล:

แนวทางนี้ช่วยให้แต่ละระบบ “รู้ว่าข้อมูลไหนเป็นของใคร”

6. ข้อมูลสำหรับ TM30 มีอะไรบ้าง?

ระบบแจ้งที่พักอาศัยคนต่างด้าวของสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองระบุข้อมูลที่ใช้ในการแจ้งผ่านระบบออนไลน์ เช่น

• ข้อมูลที่พักอาศัย
• วันที่เข้าพัก
• วันที่ออกจากที่พัก
• หมายเลขหนังสือเดินทาง
• ชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุล
• สัญชาติ
• เพศ
• วันเดือนปีเกิด
• เบอร์โทรศัพท์

ระบบยังรองรับทั้งการแจ้งรายบุคคล และการนำเข้าข้อมูลหลายรายการด้วยไฟล์ Excel สำหรับสถานประกอบการที่มีผู้เข้าพักจำนวนมาก TM30

นี่เป็นตัวอย่างที่ดีว่าทำไมโรงแรมควรมีข้อมูลที่เป็น Structured Data

หากข้อมูลอยู่กระจัดกระจายใน

• กระดาษ
• LINE
• Excel หลายไฟล์
• PMS
• Notebook หน้า Front Desk

การจัดเตรียมข้อมูลเพื่อดำเนินการต่อจะใช้เวลามากขึ้นและเพิ่มโอกาสผิดพลาด

7. PMS สามารถส่งข้อมูลให้ TM30 อัตโนมัติได้หรือไม่?

ประเด็นนี้ต้องระมัดระวัง

ไม่ควรสรุปว่า PMS ทุกระบบสามารถส่ง TM30 อัตโนมัติได้

ความสามารถจริงขึ้นอยู่กับ

• PMS
• วิธีเชื่อมต่อ
• Interface
• Format ข้อมูล
• ระบบของหน่วยงานรัฐ
• ข้อกำหนดและสิทธิ์การใช้งานในขณะนั้น

ระบบ TM30 อย่างเป็นทางการในปัจจุบันรองรับการกรอกผ่านหน้า Online และการ Import Excel สำหรับหลายรายการ TM30

ดังนั้นหาก Vendor ระบุว่า

“เชื่อม TM30 ได้”

ควรถามต่อให้ชัดว่า

• เชื่อมแบบ API หรือไม่
• Export File หรือไม่
• ต้อง Upload เองหรือไม่
• ใครเป็นผู้ตรวจสอบก่อนส่ง
• มีหลักฐานการส่งกลับมาหรือไม่
• เมื่อระบบภาครัฐเปลี่ยน Version จะทำอย่างไร

8. PMS ไม่ควรเป็นเพียงระบบเก็บข้อมูล แต่ควรลดการกรอกข้อมูลซ้ำ

ตัวอย่างปัญหาแบบเดิม:

Reservation

พนักงานกรอกชื่อแขกครั้งที่ 1

↓

PMS

กรอกครั้งที่ 2

↓

Door Lock

กรอก Room Number และวันเข้าพักอีกครั้ง

↓

ทะเบียนผู้พัก

กรอกอีกครั้ง

↓

ระบบอื่น

กรอกอีกครั้ง

ผลคือข้อมูลคนเดียวกันอาจมี 4–5 Version

เช่น

Mr. John Smith
John Smith
John M. Smith
MR JOHN SMITH

ระบบที่ดีควรพยายามลดการสร้างข้อมูลซ้ำ

9. Master Guest Record คืออะไร?

แนวคิดที่สำคัญคือให้โรงแรมมี

ข้อมูลต้นทางที่เชื่อถือได้หนึ่งชุด

หรือ Master Record

ตัวอย่าง:

Guest ID: 0001257
Name: John Smith
Nationality: British
Reservation: BK-2569-0101
Room: 305
Check-in: 12 Oct
Check-out: 15 Oct

ระบบอื่นสามารถรับเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นจาก Record นี้

เช่น

Door Lock ต้องการเพียง

• Room
• Start Time
• End Time

Housekeeping อาจไม่จำเป็นต้องเห็น Passport Number เลย

นี่เป็นหลักที่ดีทั้งในด้าน Operation และ Data Privacy

10. อย่าส่งข้อมูลทั้งหมดให้ทุกระบบ

เมื่อโรงแรมเริ่ม Digital มากขึ้น อาจเกิดความเข้าใจผิดว่า

“เชื่อมระบบ = ส่งข้อมูลทั้งหมดให้กัน”

ไม่จำเป็น

ตัวอย่าง:

Digital Door Lock

อาจต้องรู้

• Room
• Credential
• Start Time
• End Time

ไม่จำเป็นต้องรู้

• Passport
• เบอร์โทร
• Email

Housekeeping

อาจต้องรู้

• Room Number
• Check-out Status
• Cleaning Priority

ไม่จำเป็นต้องรู้ข้อมูลส่วนตัวทั้งหมดของแขก

แนวคิดที่เหมาะสมคือ

ระบบแต่ละระบบควรได้รับข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อหน้าที่ของตน

11. ต้องคำนึงถึง PDPA ด้วย

ข้อมูล เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร Email และข้อมูลที่สามารถเชื่อมโยงไปถึงบุคคล เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่โรงแรมต้องบริหารอย่างเหมาะสม

สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมีแนวทางเกี่ยวกับการระบุวัตถุประสงค์ การจัดทำ Privacy Notice การควบคุมการเปิดเผยข้อมูล การรักษาความมั่นคงปลอดภัย และการจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่จำเป็น GPPC

ดังนั้นคำว่า

“Digital Hotel”

ต้องมาพร้อมกับ

Data Governance

ไม่ใช่เพียง Automation

12. โรงแรมควรมี Privacy Notice

เมื่อเก็บข้อมูลจากผู้เข้าพัก โรงแรมควรจัดให้มีข้อมูลแจ้งเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม

ตัวอย่างหัวข้อที่ควรพิจารณา ได้แก่

• เก็บข้อมูลอะไร
• เก็บเพื่ออะไร
• ใช้ข้อมูลอย่างไร
• เปิดเผยให้ใครบ้าง
• เก็บไว้นานแค่ไหน
• ติดต่อใครเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล
• สิทธิของเจ้าของข้อมูลมีอะไรบ้าง

รายละเอียดควรได้รับการตรวจสอบโดยผู้รับผิดชอบด้านกฎหมายหรือ PDPA ของกิจการ

13. ไม่ควรเก็บสำเนาบัตรหรือ Passport ไว้ทุกที่

หนึ่งใน Pain Point ของระบบ Manual คือข้อมูลแขกอาจอยู่หลายแห่ง

เช่น

• สำเนา Passport หลังเคาน์เตอร์
• รูป Passport ใน LINE
• รูปในโทรศัพท์พนักงาน
• Scan File ใน Desktop
• PMS
• Email

ยิ่งข้อมูลกระจายมาก

ยิ่งควบคุมยาก

ระบบ Digital ที่ดีจึงไม่ใช่การเปลี่ยนกระดาษเป็นรูป JPEG แล้วส่งกันใน LINE

แต่คือการจัดการว่า

ข้อมูลอยู่ที่ไหน
ใครเข้าถึงได้
ใช้เพื่ออะไร
และเมื่อไรควรถูกลบหรือจัดการตามนโยบาย

14. กำหนดสิทธิ์พนักงานให้เหมาะสม

พนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเห็นข้อมูลทุกอย่าง

ตัวอย่าง

Front Office

อาจเห็น Guest Profile และ Reservation

Housekeeping

เห็น Room Status

Engineer

เห็น Equipment Status

Management

เห็น Report

IT Administrator

ดูแลระบบตามสิทธิ์ที่กำหนด

หลักการนี้เรียกว่า Role-based Access

ช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่จำเป็น

15. ต้องมี Audit Trail หรือ Log

เมื่อระบบเกี่ยวข้องกับข้อมูลผู้เข้าพัก ควรตรวจสอบได้ว่า

• ใครแก้ข้อมูล
• แก้เมื่อไร
• Check-in เมื่อไร
• Check-out เมื่อไร
• ใครออก Key
• Credential ไหนถูกยกเลิก

ข้อมูล Log มีประโยชน์ทั้งในด้าน

• Operation
• Security
• Troubleshooting
• Investigation

โดยรายละเอียดการจัดเก็บต้องเหมาะสมกับระบบและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

16. Backup สำคัญมาก

ลองนึกภาพว่า PMS มีข้อมูลแขกทั้งหมด

แล้ว Server เสียในเวลา 18:00 น.

ซึ่งเป็นช่วงแขก Check-in พร้อมกัน

คำถามคือ

โรงแรมทำงานต่ออย่างไร?

ควรวางแผนอย่างน้อยเรื่อง

• Backup
• Restore
• Offline Procedure
• Emergency Guest List
• Vendor Support

ระบบ Digital ที่ไม่มีแผน Backup อาจสร้างความเสี่ยงมากกว่าระบบ Manual

17. ถ้า Internet ล่มจะ Check-in อย่างไร?

นี่เป็นอีกคำถามที่ควรถาม Vendor ก่อนซื้อระบบ

สำหรับแต่ละระบบควรรู้ว่า

PMS

มี Offline Mode หรือไม่?

Self Check-in

ถ้า Internet ล่มใช้งานได้หรือไม่?

Door Lock

Key ที่ออกแล้วใช้งานได้หรือไม่?

Cloud PMS

มี Emergency Procedure อย่างไร?

โรงแรมควรมี SOP สำหรับเหตุการณ์เหล่านี้

18. Guest Data ควรไหลอย่างไร?

ตัวอย่าง Architecture ที่เหมาะสม:

Online Reservation / OTA
          ↓
         PMS
          ↓
   Guest Verification
          ↓
       Check-in
          ↓
   Guest Registration
          ↓
    Room Assignment
          ↓
 ┌────────┼─────────┐
 ↓        ↓         ↓
Door    Self     Other
Lock   Check-in  Systems
          ↓
      Guest Stay
          ↓
       Check-out
          ↓
    Housekeeping
          ↓
      Room Ready
          ↓
         PMS

หากเป็นผู้เข้าพักต่างชาติ โรงแรมยังต้องดำเนินการแจ้งที่พักตามข้อกำหนดที่ใช้บังคับอยู่ในปัจจุบันด้วย TM30

19. ในอนาคต Government System อาจมีบทบาทมากขึ้น

ร่างพระราชบัญญัติสถานที่พักแรมที่เผยแพร่ในเดือนกันยายน 2569 มีทิศทางชัดเจนในการใช้ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ

• การแจ้ง
• การยื่นคำขอ
• การขึ้นทะเบียน
• การออกใบอนุญาต
• การรับเรื่องร้องเรียน
• ทะเบียนผู้พัก

มากขึ้น Thai Government

แม้รายละเอียดสุดท้ายอาจเปลี่ยนแปลงระหว่างกระบวนการพิจารณา แต่แนวโน้มสำคัญที่ผู้ประกอบการควรเตรียมพร้อมคือ

ข้อมูลโรงแรมต้อง Structured มากขึ้น

20. โรงแรมควรซื้อ PMS ใหม่ทันทีเพราะร่างกฎหมายหรือไม่?

ไม่ควรตัดสินใจลงทุนเพียงเพราะร่างกฎหมาย

สิ่งที่ควรทำก่อนคือ Digital Readiness Assessment

ถามว่า

1. ปัจจุบันข้อมูลแขกอยู่ที่ไหน?
2. กรอกข้อมูลซ้ำกี่ครั้ง?
3. PMS รองรับข้อมูลอะไร?
4. Export ข้อมูลได้หรือไม่?
5. ระบบมี API หรือไม่?
6. มี Access Control หรือไม่?
7. Backup อย่างไร?
8. มี Log หรือไม่?
9. มี Privacy Notice หรือไม่?
10. พนักงานคนใดเข้าถึงข้อมูลใดบ้าง?

หลังจากนั้นจึงตัดสินใจว่าจะ

• ใช้ระบบเดิมต่อ
• Upgrade
• Integrate
• หรือเปลี่ยน PMS

21. โรงแรม 8–40 ห้องต้องการระบบซับซ้อนแค่ไหน?

ไม่จำเป็นต้องมี Big Data Platform

โรงแรมขนาดเล็กควรเน้น

Simple + Structured + Secure + Expandable

กล่าวคือ

Simple

พนักงานใช้ได้ง่าย

Structured

ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้งานต่อได้

Secure

มีการกำหนดสิทธิ์และดูแลข้อมูลเหมาะสม

Expandable

สามารถเชื่อมระบบอื่นในอนาคต

22. ตัวอย่าง System Architecture สำหรับ Small Hotel

สำหรับโรงแรมประมาณ 8–40 ห้อง อาจเริ่มจาก

Foundation

• Network
• PMS
• Digital Door Lock

แล้วเพิ่ม

Efficiency

• Self Check-in
• Energy Management
• Housekeeping

เมื่อจำเป็น

ระบบทุกตัวไม่จำเป็นต้องเก็บ Guest Profile ทั้งหมด

ควรให้ PMS หรือระบบกลางที่เหมาะสมเป็นแหล่งข้อมูลหลัก แล้วส่งข้อมูลเท่าที่จำเป็นให้ระบบอื่น

23. Digital Door Lock เกี่ยวกับ Guest Data อย่างไร?

Door Lock ไม่ได้ต้องการ Guest Data ทุกอย่าง

สิ่งที่ระบบต้องทราบอาจเป็นเพียง

Credential X
เปิด Room 305
ตั้งแต่ 14:00 วันที่ 10
ถึง 12:00 วันที่ 12

นี่เป็นตัวอย่างของการออกแบบระบบแบบ

Need-to-Know

ข้อมูลส่วนตัวของแขกไม่ควรไหลไปยังระบบที่ไม่จำเป็นต้องใช้

24. Housekeeping เกี่ยวข้องกับ Guest Data แค่ไหน?

แม่บ้านไม่จำเป็นต้องรู้ Passport หรือหมายเลขบัตรของแขก

ข้อมูลที่ต้องใช้จริงอาจเป็นเพียง

• Room 305
• Check-out แล้ว
• ต้องทำความสะอาด
• Priority
• VIP Requirement บางประเภทที่จำเป็นต่อบริการ

นี่คือเหตุผลที่ Integration ควรส่ง

ข้อมูลที่ถูกต้องให้คนที่ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้อง

ไม่ใช่ส่งทุกอย่างให้ทุกคน

25. ข้อมูลที่ดีช่วย Automation ได้อย่างไร?

Automation ทำงานไม่ได้ถ้าข้อมูลต้นทางไม่ดี

ตัวอย่าง

หาก Check-out Time ใน PMS ผิด

↓

Door Lock อาจกำหนด Credential ผิด

↓

Housekeeping อาจได้รับสถานะผิด

↓

Energy Management อาจทำงานผิดเงื่อนไข

ดังนั้นก่อนทำ AI หรือ Smart Hotel

สิ่งที่ควรทำก่อนคือ

Data Quality

Checklist: Digital Guest Data สำหรับโรงแรม

ก่อนเปิดโรงแรมหรือก่อน Upgrade ระบบ ลองตรวจรายการนี้

Reservation

• มี Booking ID
• ข้อมูลจาก OTA เข้า PMS หรือไม่
• ลดการกรอกซ้ำได้หรือไม่

Guest

• Guest Profile อยู่ที่ไหน
• มี Duplicate Guest หรือไม่
• ใครแก้ข้อมูลได้

Check-in

• ตรวจสอบตัวตนอย่างไร
• Front Desk และ Self Check-in ใช้ข้อมูลชุดเดียวกันหรือไม่

Door Lock

• รับ Room Assignment จากไหน
• รับวัน Check-in / Check-out อย่างไร

Government Reporting

• ใครรับผิดชอบ
• ข้อมูลมาจากระบบไหน
• ตรวจสอบก่อนส่งอย่างไร
• เก็บหลักฐานอย่างไร

Security

• มี User Permission
• มี Log
• มี Backup
• พนักงานใช้ Account ร่วมกันหรือไม่

Privacy

• มี Privacy Notice
• ระยะเวลาเก็บข้อมูลกำหนดไว้หรือไม่
• ข้อมูลถูกส่งให้ Vendor ใดบ้าง

FAQ: Digital Guest Data สำหรับโรงแรม

โรงแรมต้องแจ้งผู้เข้าพักทุกคนให้ตรวจคนเข้าเมืองหรือไม่?

ข้อกำหนด TM30 ตามมาตรา 38 ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับ คนต่างด้าวที่เข้าพัก ไม่ใช่การแจ้งผู้เข้าพักทุกคนในลักษณะเดียวกัน Immigration Test

ส่วนร่างพระราชบัญญัติสถานที่พักแรมที่เผยแพร่ในเดือนกันยายน 2569 เสนอระบบทะเบียนผู้พักอิเล็กทรอนิกส์ที่กว้างขึ้น แต่ยังเป็นร่างที่อยู่ระหว่างกระบวนการพิจารณา Thai Government

TM30 ต้องแจ้งภายในกี่ชั่วโมง?

ข้อมูลจากสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองระบุว่า ต้องดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมงนับจากเวลาที่คนต่างด้าวเข้าพัก ตามมาตรา 38 TM30

โรงแรมแจ้ง TM30 Online ได้หรือไม่?

ได้ สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองมีระบบแจ้งที่พักคนต่างด้าวผ่านอินเทอร์เน็ตสำหรับสถานประกอบการ TM30

ถ้ามีแขกต่างชาติหลายคน ต้องกรอกทีละคนหรือไม่?

ระบบ TM30 Online มีทั้งการแจ้งรายบุคคล และรองรับการ Import Excel สำหรับหลายรายการตามรูปแบบที่ระบบกำหนด TM30

PMS ส่งข้อมูล TM30 อัตโนมัติได้ทุกระบบหรือไม่?

ไม่ได้หมายความว่าทุก PMS จะทำได้ ต้องตรวจสอบ Interface, วิธี Export/Import และความสามารถของ Vendor แต่ละรายก่อน

Self Check-in ช่วยเรื่องข้อมูลผู้เข้าพักได้หรือไม่?

ได้ หากออกแบบให้เชื่อมกับ PMS และกระบวนการตรวจสอบข้อมูลอย่างถูกต้อง Self Check-in สามารถช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ แต่ไม่ได้ทำให้ข้อกำหนดด้านการตรวจสอบข้อมูลหรือกฎหมายหายไป

โรงแรมควรเก็บ Passport ไว้นานแค่ไหน?

ไม่ควรกำหนดระยะเวลาจากความสะดวกเพียงอย่างเดียว ต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ ฐานกฎหมาย และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง โรงแรมควรกำหนด Retention Policy ของข้อมูลแต่ละประเภทและให้ผู้รับผิดชอบด้านกฎหมาย/PDPA ตรวจสอบ

ระบบ Digital ทำให้โรงแรมปฏิบัติตาม PDPA อัตโนมัติหรือไม่?

ไม่ ระบบเป็นเพียงเครื่องมือ

การปฏิบัติตาม PDPA ยังเกี่ยวข้องกับ

• วัตถุประสงค์
• ฐานการประมวลผล
• Privacy Notice
• สิทธิ์การเข้าถึง
• Retention
• Security
• Vendor Management
• Process ภายในองค์กร

จาก Digital Hotel ไปสู่ Data-driven Hotel

ขั้นแรกของ Smart Hotel ไม่จำเป็นต้องเป็น AI

แต่ควรเป็น

ข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อมโยงกัน

เมื่อโรงแรมมี Structured Data ที่ดี จึงสามารถต่อยอดไปสู่

• Automation
• Energy Management
• Housekeeping Optimization
• Guest Analytics
• Revenue Analysis
• Personalization
• AI

ได้ง่ายขึ้น

ดังนั้นเส้นทางที่เหมาะสมคือ

Digital Data

↓

Integrated Systems

↓

Automation

↓

Analytics

↓

AI

ไม่ควรกระโดดไป AI ในขณะที่ข้อมูลพื้นฐานยังอยู่ในกระดาษและ Excel หลายไฟล์

คำแนะนำจาก AMPHAN Technology

ในมุมของ AMPHAN การเตรียมโรงแรมเข้าสู่ Digital ไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า

“ซื้อ Software ตัวไหน?”

แต่ควรเริ่มจากคำถามว่า

“ข้อมูลของโรงแรมเดินทางอย่างไร?”

ให้ลองวาด Flow ตั้งแต่

Reservation

จนถึง

Guest Check-out

แล้วดูว่า

• ข้อมูลถูกกรอกกี่ครั้ง
• จุดใดเป็น Manual
• ระบบใดเป็น Master
• ข้อมูลใดถูกส่งไป Door Lock
• ข้อมูลใดส่งให้ Housekeeping
• ข้อมูลใดใช้สำหรับรายงาน
• ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

เมื่อเห็น Data Flow ทั้งหมด จะวาง Technology ได้แม่นยำกว่าการซื้อระบบแยกทีละตัว

ให้ AMPHAN ช่วยวาง Digital Guest Data Flow

หากกำลังสร้างหรือปรับปรุง

• Boutique Hotel
• Hostel
• Budget Hotel
• Small Hotel
• Resort
• Residence

และต้องการวางระบบ

PMS + Self Check-in + Digital Door Lock + Housekeeping + Energy Management

สามารถส่งข้อมูลเบื้องต้นให้ทีม AMPHAN Technology ช่วยวิเคราะห์ System Flow ได้

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ได้แก่

• จำนวนห้อง
• Floor Plan
• PMS ที่ใช้อยู่
• ช่องทางการจอง
• รูปแบบ Check-in
• จำนวน Front Office
• สัดส่วนแขกไทย/ต่างชาติ
• Digital Door Lock ที่ใช้อยู่
• ระบบที่ต้องการเพิ่มในอนาคต

เป้าหมายคือ

ให้ข้อมูลถูกกรอกครั้งเดียวเท่าที่ทำได้ และไหลไปยังระบบที่จำเป็นอย่างถูกต้อง ปลอดภัย และตรวจสอบได้

AMPHAN Technology — Integrated Hotel Technology & Smart Hotel Solutions

หมายเหตุด้านกฎหมาย

บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่ออธิบายแนวทางการวางระบบข้อมูลและเทคโนโลยีสำหรับธุรกิจโรงแรม ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย

ข้อมูลเกี่ยวกับ ร่างพระราชบัญญัติสถานที่พักแรม พ.ศ. .... อ้างอิงสถานะที่รัฐบาลเผยแพร่เมื่อวันที่ 29 กันยายน 2569 ซึ่งยังอยู่ในกระบวนการพิจารณาและอาจมีการแก้ไขรายละเอียดก่อนมีผลใช้บังคับ Thai Government

สำหรับการปฏิบัติตามกฎหมายคนเข้าเมือง PDPA และข้อกำหนดอื่น ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากหน่วยงานที่รับผิดชอบหรือผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง

แหล่งข้อมูล

สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี / รัฐบาลไทย
ข่าววันที่ 29 กันยายน 2569 เรื่องร่างพระราชบัญญัติสถานที่พักแรม พ.ศ. .... และแนวทางระบบทะเบียนผู้พักอิเล็กทรอนิกส์ Thai Government

สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
ระบบแจ้งที่พักอาศัยของคนต่างด้าวสำหรับสถานประกอบการ (TM30 Online) และข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 มาตรา 38 TM30

สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล Privacy Notice การเปิดเผยข้อมูล การรักษาความมั่นคงปลอดภัย และระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูล GPPC

ติดต่อสอบถาม

บริษัท อำพัน เทคโนโลยี จำกัด (Amphan Technology Co., Ltd.)

โทรศัพท์ : 02-961-7516, 02-961-7517, 02-961-7518

ฝ่ายขาย : 086-322-2914

Line Official : @amphan

เว็บไซต์ : www.amphan.co.th

E-mail : [email protected]